Préparation de copie – option 2 : L’auteur prend en charge la préparation

Choisir « Demander la version finale »

Une fenêtre permet de personnaliser le message à envoyer à l’auteur. Le message est pré-rempli selon un gabarit d’email personnalisable par la revue. Ce gabarit est important car il permet d’ajouter automatiquement les informations dont à besoin l’auteur, ainsi que des éléments permettant de styler le manuscrit pour sa version finale.

Les informations présentes dans le message doivent permettre à l’auteur d’avoir accès à toutes les données nécessaires pour mettre en forme son article.

La revue doit avoir créé une archive zip dans son répertoire ressources qui contient des fichiers à utiliser pour la mise en forme, par exemple éléments graphiques, feuille de style etc.

Le fichier doit être nommé selon le format : code_de_la_revue_episciences.zip il est à déposer par la revue dans l’espace :

Gérer la revue > Site web > Ressources

Voici un exemple de message prêt à envoyer à l’auteur pour lui demander de formater son article :

 

C’est ensuite à l’auteur de téléverser ses sources selon cette procédure : Copy editing / Préparation de copie : Téléversement par l’auteur de sa version formatée

Le correcteur d’épreuves reçoit une notification par email quand l’auteur a déposé sa version formatée. Il est ensuite possible de passer à l’étape d’acceptation de la version auteur ou à la demande d’une autre version formatée.

Acceptation

Si la version déposée ne convient pas le préparateur de copie peut contacter l’auteur pour lui demander des modifications

Si la version il faut accepter la version de l’auteur avec le bouton « Accepter comme version finale »:

 

L’acceptation permet d’envoyer un message à l’auteur pour qu’il dépose cette version validée sur une archive ouverte.

Le message contient également un lien permettant à  l’auteur de soumettre, après dépôt dans une archive ouverte, la version finale de son manuscript qui sera alors publié par la revue.

Le travail de préparation de copie/copy editing se termine alors à cette étape.